Một tour du lịch hoàn thành tốt đẹp thì phải kể đến sự hỗ trợ nhiệt tình của cả một ekip, trong đó bao gồm cả vị trí người điều hành tour. Họ là người sẽ chuẩn bị hết các công việc để chuyến đi diễn ra được suôn sẻ và theo lịch trình.
Vậy điều hành tour là gì, cụ thể nhân viên điều hành tour sẽ làm công việc gì? Cùng GetGoo Travel khám phá các thông tin qua bài viết dưới đây nhé!
Điều hành tour là gì?
Điều hành tour là người trực tiếp lên kế hoạch cho chuyến du lịch/tham quan cả trong và ngoài nước. Họ thực hiện công tác điều phối công việc giữa các bộ phận để đảm bảo du khách được trải nghiệm dịch vụ, nghỉ ngơi và vui chơi theo đúng lộ trình
Các công việc mà một điều hành tour cần phải phụ trách có thể kể đến như:
- Sắp xếp phương tiện đi lại
- Đặt phòng khách sạn/ nhà nghỉ
- Lên thực đơn ăn uống
- Chuẩn bị các loại trò chơi giải trí trong chuyến đi, v.v.
Trong những năm gần đây, ngành du lịch Việt Nam đang trên đà tăng trưởng một cách đáng kinh ngạc, thu hút rất nhiều du khách trong và ngoài nước.
Điều này mở ra cơ hội cho ngành nghề điều hành tour khá lớn. Tuy nhiên trong giai đoạn Covid-19 vừa qua, ngành du lịch đã bị ảnh hưởng nghiêm trọng và “đóng băng” một thời gian dài. Nhân sự ngành du lịch bắt buộc phải chuyển sang làm các công việc khác thay thế.
Và khi du lịch phục hồi sau đại dịch, một bộ phận lớn nhân sự vẫn duy trì công việc trái ngành này. Các sinh viên ngành du lịch mới ra trường lại thiếu kinh nghiệm. Điều này dẫn tới tình trạng ngành du lịch “khát” nhân lực trầm trọng. Và vị trí điều hành tour cũng gặp tình trạng tương tự vậy.
Công việc của điều hành tour khác với điều phối viên và cũng hoàn toàn khác với chuyên viên điều phối trong lĩnh vực logistics.
Một ngày nhân viên điều hành tour làm gì?
Để một chuyến đi được diễn ra hoàn hảo nhất, các nhà điều hành tour cần có một quy trình chuẩn bị từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Dựa vào kế hoạch này, họ sẽ phối hợp với các bộ phận để chuyến đi được diễn ra trơn tru theo đúng lộ trình.
Cụ thể mô tả công việc điều hành tour du lịch là gì?
Giai đoạn chuẩn bị tour
Bước chuẩn bị ban đầu luôn đóng vai trò quan trọng nhất trước khi một tour du lịch diễn ra.
Ngoài việc lên lịch trình rõ ràng, nhân viên điều hành tour cần chuẩn bị một số điều sau để thể hiện sự chuyên nghiệp:
- Thiết kế danh sách một số loại bảo hiểm để đề phòng rủi ro và những tình huống bất ngờ. Ví dụ: bảo hiểm về tai nạn, thời tiết xấu, chuyến bay delay, v.v.
- Lập các hợp đồng liên quan.
- Liên hệ và trao đổi kỹ càng với các bên dịch vụ ăn uống, khách sạn, điểm vui chơi, v.v
- Sắp xếp các địa điểm đón và trả khách du lịch.
- Chuẩn bị xe cộ đi lại với đầy đủ thông tin về thời gian đi lại, số điện thoại liên lạc hãng xe, giờ giấc đưa đón, v.v.
Quá trình thực hiện tour
Trong khi thực hiện tour, người điều hành luôn phải quan sát để xử lý mọi vấn đề liên quan. Tất cả công đoạn từ đầu đến cuối đều phải đảm bảo hoàn hảo nhằm phục vụ khách hàng hài lòng nhất.
Một nhân viên điều hành tour cần ghi nhớ:
- Kiểm tra lại những thông tin liên quan trước giờ khởi hành vài tiếng đồng hồ.
- Làm việc lại một lần nữa với hướng dẫn viên du lịch.
- Luôn theo dõi quá trình tour diễn ra.
- Hỗ trợ giải quyết kịp thời các trường hợp cấp bách.
- Dự tính kế hoạch thay thế trong trường hợp phát sinh sự cố (nếu có).
Tập hợp và báo cáo
Kết thúc mỗi chương trình, người điều hành tour phải làm công tác tập hợp và báo cáo đến cấp trên. Bạn sẽ nhận được phản hồi từ ban lãnh đạo để rút ra bài học và tích lũy kinh nghiệm cho những hành trình tiếp theo.
Sau khi chuyến hành trình du lịch đã xong, nhân viên điều hành tour cần:
- Lập bảng tổng cho chuyến đi, liệt kê các địa điểm đã đến và chi phí đúng với thực tế.
- Làm nhật ký tour.
- Thực hiện quyết toán với kế toán theo bảng chi phí đã kê khai (bao gồm một số chi phí phát sinh nếu có).
- Lập bảng thu thập phản hồi các ý kiến của khách hàng.
Trang bị gì để trở thành nhân viên điều hành tour giỏi
Là một nhà điều hành tour giỏi, bạn phải có kiến thức, sự hiểu biết và luyện tập thêm những kỹ năng để có thể làm hài lòng khách hàng nhất. Sau đây một vài kỹ năng cần thiết cần phải có:
Khả năng ngoại giao, giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một trong các kỹ năng quan trọng nhất của một người điều hành tour cần.
Bởi bạn cần trao đổi các thông tin trong bản kế hoạch thiết kế riêng cho chuyến đi của khách hàng. Ví dụ như lịch trình di chuyển, các điểm tham quan, phương tiện di chuyển, điểm thú vị ở bản kế hoạch, các hoạt động sẽ diễn ra, v.v.
Và từ đó, bạn sẽ phải vận dụng khả năng giao tiếp của mình để thuyết phục khách lựa chọn bản kế hoạch của mình và ký kết hợp đồng.
Đồng thời, kỹ năng này sẽ giúp bạn dễ dàng trao đổi với hướng dẫn viên du lịch để chuyến đi được diễn ra trơn tru nhất.
Đầu óc “nhảy số” nhạy bén, xử lý vấn đề tốt
Xuyên suốt quá trình thực hiện quy trình điều hành tour du lịch, sẽ có rất nhiều các sự cố phát sinh, khiếu nại của khách hàng mà bạn phải đứng ra giải quyết.
Điều này thật sự đòi hỏi người điều hành tour phải luôn giữ bình tĩnh để nhìn nhận vấn đề, linh hoạt đổi sang phương án dự trù hoặc đưa ra hướng xử lý kịp thời, ổn thỏa.
Khả năng chịu áp lực tốt
Công việc nào cũng đều có áp lực riêng của nó và nghề điều hành tour cũng vậy. Với phương châm trong ngành dịch vụ “khách hàng là thượng đế”, bạn phải đặt khách hàng làm trọng tâm, đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của khách.
Và khối lượng công việc mỗi ngày và các vấn đề phát sinh cũng sẽ đòi hỏi bạn có khả năng chịu áp lực tốt để sắp xếp công việc và phân chia một cách hợp lý.
Ngoại ngữ là ưu điểm lớn
Trong những năm gần đây, số lượng những du khách nước ngoài đến Việt Nam ngày càng nhiều hơn. Với sự phát triển như vậy, người điều hành tour cũng cần thành thạo các ngôn ngữ (tối thiểu là tiếng Anh) để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Lợi thế về ngôn ngữ có thể giúp bạn thăng tiến trong công việc hoặc đơn giản là có mức lương cao hơn đấy!
Nhân viên điều hành tour thu nhập bao nhiêu?
Thực tế, mức lương cơ bản của một điều hành tour hiện nay dao động ở khoảng 5 – 7 triệu VNĐ/ tháng (nếu chưa có kinh nghiệm) và khoảng 8 – 10 triệu VNĐ/ tháng (nếu có kinh nghiệm trên 2 năm).
Tuy nhiên, tổng thu nhập của vị trí này không chỉ có lương cơ bản mà còn bao gồm tiền phụ cấp, hoa hồng, tiền khách tip khi đi tour hoặc thưởng của công ty, v.v. Mức thu nhập này sau khi tổng hợp có thể rơi vào khoảng 18-20 triệu VNĐ/ tháng đấy!
- Tiền phụ cấp: thường là chi phí đi lại xăng xe, điện thoại tư vấn khách, tiền ăn trưa, v.v.
- Hoa hồng: Phụ thuộc vào số lượng khách hàng bạn đang đảm nhiệm và phần trăm so với hợp đồng bạn ký kết.
- Tiền tip: Do khách gửi thêm. Thường nhân viên điều hành tour có ít tiền tip. Bởi vì họ ít đi theo tour, thường làm việc tại văn phòng và hỗ trợ qua điện thoại hoặc email, zalo, facebook, v.v.
- Tiền thưởng: Phụ thuộc vào hiệu quả công việc hay các đánh giá năng lực của công ty để quyết định thưởng thêm ngoài tiền lương.
Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có chế độ đãi ngộ và lương thưởng khác nhau. Do vậy bạn nên trao đổi chi tiết với nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn nhé!
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin chia sẻ về nghề điều hành tour là gì và nhân viên điều hành tour làm gì mà GetGoo Travel muốn chia sẻ đến bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc, hãy liên hệ với chúng mình để được giải đáp nhé!
Với cơ hội tăng trưởng mạnh mẽ trong thời gian tới, các doanh nghiệp du lịch – lữ hành sẽ cần chuẩn bị tốt các nguồn lực để sẵn sàng cho giai đoạn vàng “bùng nổ”. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh với CHI PHÍ 0Đ (hoàn toàn miễn phí) cùng vô số lợi ích khác về quảng bá thương hiệu, phần mềm GetGoo Travel sẽ là một giải pháp công nghệ vô cùng tối ưu và tiết kiệm chi phí.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay Demo đầy đủ tính năng phần mềm qua số HOTLINE: 0333376999 hoặc ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY
